تعريفها : هي عملية تسجيل و إخراج الكتاب ، أو ، المواد المكتبية الأخرى لاستخدامها خارج المكتبة بغرض الاستفادة منها خلال فترة زمنية محددة ، ووفق نظام معين ، ويقوم بهذه العملية أحد موظفي قسم الإعارة .
نظام الإعارة :-
هي مجموعة من السياسات والإجراءات والأنظمة المستخدمة لإنجاز خدمات الإعارة .
إجراءات الإعارة :-
هي عملية إعارة مادة من مجموعات المكتبة إلى أحد مستخدمي المكتبة وذلك لاستخدامها خارج أو داخل المكتبة ثم إلغاء إعارتها عند إرجاعها .
وظائف قسم الإعارة :- تشكل الإعارة جزءا هاما من الخدمة المكتبية ، وهى تعتبر الركيزة الأساسية بين المكتبة والقارئ ، وذلك للأسباب التالية :-
1- قسم الإعارة هو المركز الرئيسي الذي تلتقي فيه المكتبة مع القراء .
2- إن المكتبات تنظر إلى هذا القسم كعصب مركزي لها .
خدمات قسم الإعارة :-
1- يقوم بترتيب الكتب على الرفوف ترتيبا منطقيا ، واستلام الكتب التي يقوم الرواد باستعارتها داخل المكتبة .
2- إعداد هويات الأعضاء وأخذ المعلومات الضرورية منهم ، حتى يسهل للمستعير الحصول على المادة المطلوبة بأقل وأسرع وقت .
3- الدراسة والبحث من خلال الإعارة الداخلية للمواد المكتبية من خلال توفير المواد المطبوعة للدارسين والباحثين من أجل أبحاثهم .
4- إرشاد القراء وتوجيههم إلى الأقسام الأخرى بالمكتبة بصفة عامة و إلى فهرس المكتبة بصفة خاصة واستلام الكتب والمواد الأخرى المعارة من قبل القراء وفحصها والتأكد من سلامتها، مع تنظيم سجلات الإعارة .
سياسة الإعارة :-
تعريفها :- مجموعة من القواعد أو التعليمات التي تضعها المكتبة أو غيرها من المؤسسات ; ولذلك تقوم كل مكتبة بوضع سياسة للإعارة خاصة بها مع الالتزام بوجود قواعد عامة هي :
1-تحديد اللذين يحق لهم الاستعارة .
2- تحديد مدة الاستعارة .
3- تحديد عدد الكتب التي تعار للفرد في وقت واحد .
4- تحديد نوعية الأوعية التي يمكن استعارتها .
يعتمد تطبيق القواعد السابقة على مجموعة من العوامل هي :-
1- عدد ونوعية ومستوى المستعيرين الثقافي والعلمي .
2- حجم الأوعية وعدد النسخ المتاحة في كل عنوان .
3- نوع المكتبة .
أنواع الإعارة
أولا : الإعارة الداخلية :-
تعريفها :- هي عدم السماح بإعارة بعض المجموعات مثل " المخطوطات - المطبوعات الرسمية " خارج المكتبة ليكون استخدامها داخل قاعات المكتبة فقط .
وتنقسم الإعارة الداخلية إلى نوعين :-
1- نظام الرفوف المفتوحة :
هي تسمح لكل المستفيدين الدخول للرفوف والتجول بينها لاختيار الكتاب المناسب .
مميزاته : حرية القارئ في الوصول إلى الكتاب الذي يريده ، توفير في عدد الموظفين المخصصين لقسم الإعارة .
عيوبه : تحتاج لمساحات واسعة بين الرفوف لإعطاء فرصة للقارئ للتجول بين الرفوف ، ضياع الكتب يتزايد باستمرار حيث يقوم بعض المستفيدين بإخفاء الكتب عمدا أو قصد إذ يوضع الكتاب في غير المكان المخصص له .
2- نظام الرفوف المغلقة :
وفى هذا النظام لا يسمح للمستعيرين الدخول للرفوف مطلقا ويمنع التعامل مع الكتب وهى على الرفوف إذ يقوم المستعير بتعبئة نموذج خاص للإعارة يدرك فيه عنوان الكتاب – اسم المؤلف – رقم التصنيف – رقم المسلسل – اسم الطالب ورقمه ، ويقوم موظف الإعارة بالبحث عن الكتاب على الرفوف وتسليمه للمستعير .
مميزاته : تبقى الكتب منظمة لان موظف المكتبة هو الذي يقوم بالترتيب على الرفوف بعد إرجاع المواد المعارة ، عدم تغيير أماكن الكتب ، توفير تكاليف شراء الأثاث .
عيوبه : تستهلك جزء كبير من وقت المستعير في البحث عن معلومات الوعاء في أدراج الفهارس وبعد ذلك كتابتها في النموذج المخصص وتسليمها للموظف والانتظار ، وقد لا يدل عنوان الكتاب أو رأس الموضوع الذي يحمله الكتاب عن موضوعه بشكل دقيق .
ثانيا : الإعارة الخارجية :-
تعريفها :- هي التي تتيح لعضو المكتبة الاطلاع على كتبها خارجيا وخلال مدة تحددها المكتبة وترى أن خدمة الإعارة الخارجية أمر هام وضروري للمكتبة والقارئ في آن واحد ، وقد لا تسمح بعض المكتبات بإعارة كتب المراجع ودوائر المعارف والقواميس .
مميزاتها : توفر للدارسين والباحثين المواد اللازمة تحت أيديهم لوقت طويل وخصوصا لعمل الدراسات والأبحاث من اجل مساعدتهم في انجاز إعمالهم .
الإعارة بين المكتبات ( الإعارة التعاونية ) :- هو إجراء تعاوني يتيح للمكتبات العامة داخل الدولة الواحدة استعارة المواد المكتبية من بعضها البعض عندها لا يوجد إحدى الكتب بمكتبة ما فتقوم بالحصول عليها من مكتبة أخرى من اجل استعمال روادها كما يتيح الحصول على نسج مصورة كبدائل للمواد المطلوب استعارتها .
مميزاتها : توفير المواد للباحثين ليس فقط في مكتبة معينة أو قارئ معين وإنما على مستوى أكثر من مكتبة .
المشكلات : تبحث المكتبة عن ما تستطيع استعارة الكتب منه ، يتطلب وجود أدوات ببليوجرافيا شاملة عادة تطلب المكتبة بتوزيع الطلبات على المكتبات المشتركة في النظام .
السمات التي يتسم بها موظف الإعارة تتمثل في :
1- يجب أن يكون لديه خبرة جيدة وكافية .
2- يجب أن يكون يتمتع بالنشاط والحيوية .
3- أن يكون لديه القدرة على الرقابة والإشراف .
4- أن يجيد اللغات .
5- أن يتمتع بالمرونة في التعامل.
الإجراءات التي يتم إتباعها لتنفيذ عملية الإعارة : هي الأساليب والطرق المتبعة لحصول المستفيد على المواد المكتبية ثم إعادتها إلى المكتبة وفقا للقوانين وسياسة المكتبة وتتمثل هذه الإجراءات في :
1- يجب أن يكون المستفيد ضمن مشتركين المكتبة .
2- المكان الذي يتم فيه عملية الإعارة .
3- النظام الذي يتم من خلاله عملية الإعارة يتمثل في :
أ- يدوى ( أي يعتمد على سجل الإعارة )
ب- إلى (يعتمد على رقم المستعير)
ملحوظة : كلما زاد عدد أوعية المكتبة والمستفيدين ، لما زاد موظفين الإعارة - كلما زاد طلب المعلومات زاد عدد أخصائيين الإعارة .
نظام الإعارة :-
هي مجموعة من السياسات والإجراءات والأنظمة المستخدمة لإنجاز خدمات الإعارة .
إجراءات الإعارة :-
هي عملية إعارة مادة من مجموعات المكتبة إلى أحد مستخدمي المكتبة وذلك لاستخدامها خارج أو داخل المكتبة ثم إلغاء إعارتها عند إرجاعها .
وظائف قسم الإعارة :- تشكل الإعارة جزءا هاما من الخدمة المكتبية ، وهى تعتبر الركيزة الأساسية بين المكتبة والقارئ ، وذلك للأسباب التالية :-
1- قسم الإعارة هو المركز الرئيسي الذي تلتقي فيه المكتبة مع القراء .
2- إن المكتبات تنظر إلى هذا القسم كعصب مركزي لها .
خدمات قسم الإعارة :-
1- يقوم بترتيب الكتب على الرفوف ترتيبا منطقيا ، واستلام الكتب التي يقوم الرواد باستعارتها داخل المكتبة .
2- إعداد هويات الأعضاء وأخذ المعلومات الضرورية منهم ، حتى يسهل للمستعير الحصول على المادة المطلوبة بأقل وأسرع وقت .
3- الدراسة والبحث من خلال الإعارة الداخلية للمواد المكتبية من خلال توفير المواد المطبوعة للدارسين والباحثين من أجل أبحاثهم .
4- إرشاد القراء وتوجيههم إلى الأقسام الأخرى بالمكتبة بصفة عامة و إلى فهرس المكتبة بصفة خاصة واستلام الكتب والمواد الأخرى المعارة من قبل القراء وفحصها والتأكد من سلامتها، مع تنظيم سجلات الإعارة .
سياسة الإعارة :-
تعريفها :- مجموعة من القواعد أو التعليمات التي تضعها المكتبة أو غيرها من المؤسسات ; ولذلك تقوم كل مكتبة بوضع سياسة للإعارة خاصة بها مع الالتزام بوجود قواعد عامة هي :
1-تحديد اللذين يحق لهم الاستعارة .
2- تحديد مدة الاستعارة .
3- تحديد عدد الكتب التي تعار للفرد في وقت واحد .
4- تحديد نوعية الأوعية التي يمكن استعارتها .
يعتمد تطبيق القواعد السابقة على مجموعة من العوامل هي :-
1- عدد ونوعية ومستوى المستعيرين الثقافي والعلمي .
2- حجم الأوعية وعدد النسخ المتاحة في كل عنوان .
3- نوع المكتبة .
أنواع الإعارة
أولا : الإعارة الداخلية :-
تعريفها :- هي عدم السماح بإعارة بعض المجموعات مثل " المخطوطات - المطبوعات الرسمية " خارج المكتبة ليكون استخدامها داخل قاعات المكتبة فقط .
وتنقسم الإعارة الداخلية إلى نوعين :-
1- نظام الرفوف المفتوحة :
هي تسمح لكل المستفيدين الدخول للرفوف والتجول بينها لاختيار الكتاب المناسب .
مميزاته : حرية القارئ في الوصول إلى الكتاب الذي يريده ، توفير في عدد الموظفين المخصصين لقسم الإعارة .
عيوبه : تحتاج لمساحات واسعة بين الرفوف لإعطاء فرصة للقارئ للتجول بين الرفوف ، ضياع الكتب يتزايد باستمرار حيث يقوم بعض المستفيدين بإخفاء الكتب عمدا أو قصد إذ يوضع الكتاب في غير المكان المخصص له .
2- نظام الرفوف المغلقة :
وفى هذا النظام لا يسمح للمستعيرين الدخول للرفوف مطلقا ويمنع التعامل مع الكتب وهى على الرفوف إذ يقوم المستعير بتعبئة نموذج خاص للإعارة يدرك فيه عنوان الكتاب – اسم المؤلف – رقم التصنيف – رقم المسلسل – اسم الطالب ورقمه ، ويقوم موظف الإعارة بالبحث عن الكتاب على الرفوف وتسليمه للمستعير .
مميزاته : تبقى الكتب منظمة لان موظف المكتبة هو الذي يقوم بالترتيب على الرفوف بعد إرجاع المواد المعارة ، عدم تغيير أماكن الكتب ، توفير تكاليف شراء الأثاث .
عيوبه : تستهلك جزء كبير من وقت المستعير في البحث عن معلومات الوعاء في أدراج الفهارس وبعد ذلك كتابتها في النموذج المخصص وتسليمها للموظف والانتظار ، وقد لا يدل عنوان الكتاب أو رأس الموضوع الذي يحمله الكتاب عن موضوعه بشكل دقيق .
ثانيا : الإعارة الخارجية :-
تعريفها :- هي التي تتيح لعضو المكتبة الاطلاع على كتبها خارجيا وخلال مدة تحددها المكتبة وترى أن خدمة الإعارة الخارجية أمر هام وضروري للمكتبة والقارئ في آن واحد ، وقد لا تسمح بعض المكتبات بإعارة كتب المراجع ودوائر المعارف والقواميس .
مميزاتها : توفر للدارسين والباحثين المواد اللازمة تحت أيديهم لوقت طويل وخصوصا لعمل الدراسات والأبحاث من اجل مساعدتهم في انجاز إعمالهم .
الإعارة بين المكتبات ( الإعارة التعاونية ) :- هو إجراء تعاوني يتيح للمكتبات العامة داخل الدولة الواحدة استعارة المواد المكتبية من بعضها البعض عندها لا يوجد إحدى الكتب بمكتبة ما فتقوم بالحصول عليها من مكتبة أخرى من اجل استعمال روادها كما يتيح الحصول على نسج مصورة كبدائل للمواد المطلوب استعارتها .
مميزاتها : توفير المواد للباحثين ليس فقط في مكتبة معينة أو قارئ معين وإنما على مستوى أكثر من مكتبة .
المشكلات : تبحث المكتبة عن ما تستطيع استعارة الكتب منه ، يتطلب وجود أدوات ببليوجرافيا شاملة عادة تطلب المكتبة بتوزيع الطلبات على المكتبات المشتركة في النظام .
السمات التي يتسم بها موظف الإعارة تتمثل في :
1- يجب أن يكون لديه خبرة جيدة وكافية .
2- يجب أن يكون يتمتع بالنشاط والحيوية .
3- أن يكون لديه القدرة على الرقابة والإشراف .
4- أن يجيد اللغات .
5- أن يتمتع بالمرونة في التعامل.
الإجراءات التي يتم إتباعها لتنفيذ عملية الإعارة : هي الأساليب والطرق المتبعة لحصول المستفيد على المواد المكتبية ثم إعادتها إلى المكتبة وفقا للقوانين وسياسة المكتبة وتتمثل هذه الإجراءات في :
1- يجب أن يكون المستفيد ضمن مشتركين المكتبة .
2- المكان الذي يتم فيه عملية الإعارة .
3- النظام الذي يتم من خلاله عملية الإعارة يتمثل في :
أ- يدوى ( أي يعتمد على سجل الإعارة )
ب- إلى (يعتمد على رقم المستعير)
ملحوظة : كلما زاد عدد أوعية المكتبة والمستفيدين ، لما زاد موظفين الإعارة - كلما زاد طلب المعلومات زاد عدد أخصائيين الإعارة .
